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一体化体系认证策划的方法

  对所有的管理标准进行透彻的研究是策划一体化体系前提。

  策划总管理方针和目标

  实践证明,组织如果能够始终代表先进生产力的要求、代表先进的文化、代表广大人民的根本利益,必能争取最大多数的顾客,实现组织的效益。组织应以“三个代表”为基础,把握组织的发展方向,建立总管理方针和目标。在总管理方针和目标框架下,制定各管理标准要求的管理方针和目标,如质量方针和质量目标,环境方针和环境目标等。

  策划组织机构,进行权责分配和资源配置

  组织在对现有的:基本组织网络、主要生产经营情况、产品特性特征、生产流程、外部环境等进行充分调查的基础上,确定组织各个方面的目标,识别并完成组织功能所必需的组织机构设置、相应的职责和权限,必要的资源配备等。

  一体化体系认证文件编制的步骤

  充分进行“过程识别”

  “过程识别”即:把所有的工作、产品制造、管理措施,每个层次、区域、项目的活动都作为一个过程来分析,并明确每一个过程的输入和输出,明确各个流程、各个岗位、各个部门、各个层次之间的接口和相互关系,从而为规范组织各方面的活动奠定良好的基础。

  合并基本相同的体系文件

  在各标准中存在一些要求基本相同的程序,如:记录控制程序,文件控制程序,内审程序,管理评审程序,统计技术应用程序,培训程序等。通过对诸如上述程序文件的合并,能够大幅度地降低体系文件的数量。

  单独编制反映各管理标准核心和重要特点的体系文件

  如:ISO9000质量管理标准侧重于识别和控制对产品质量有重要影响的工艺和工序;ISO14000环境管理标准必须识别和控制与环境有影响的因素;GB/T28001安全管理标准应识别和控制职业活动中可能的危险源。凡涉及标准本质的体系文件都应单独编制,尽可能地体现不同管理标准间的区别。

  对各体系文件进行专业管理

  大多数组织划分专业部门进行管理,体系文件编制时要考虑按照部门划分的情况进行管理,重点要理清各个管理部门之间的接口。

  根据需要建立分体系文件。

  分体系区别较大时,如存在生产软件、硬件等不同性质的产品的分体系,各分体系所在的地域的地理环境有较大区别等,组织用一套体系文件难以完全覆盖组织内所有的产品或活动时,则宜编制独立的分体系文件,这样有利于各分体系的运行。

  确保各方面的PDCA循环的实现

  在体系建立当中,要充分考虑组织从总体系、分体系及各专业管理的PDCA循环,确保体系从各个角度管理都能致力于自我完善。通常考虑的有:

  专业管理上的PDCA循环

  即本专业管理的目标是什么,如何达到,怎么实施、如何检查和总结,通过各专业管理的完善运行,保障总体系运行的有效性。

  层次管理上的PDCA循环

  在组织的各个管理层次中进行PDCA循环,使各个层次都能致力于自我完善。以三级管理的施工企业为例,分别要建立项目部、公司、集团公司三个层次的管理目标和管理循环,如:项目部必须考虑在项目部中应达到何种目标,如何实施、检查和总结等,公司、集团公司相应地建立层次管理上的循环。

  产品流程上的PDCA循环

  对产品(包括软件、硬件、流程性材料和服务)完成的各个阶段,或实施某个活动的全过程,进行PDCA循环,使各项活动或过程也能被不断地完善和改进。

  不同管理体系的PDCA循环

  如质量管理体系的PDCA循环、环境管理体系的PDCA循环等,实现不同管理体系的完善和改进。

  以上所述的PDCA循环方法,可以以一种循环为主,以另一种或一些循环为辅,进行体系的策划和检查,使组织从各种角度观察均能实现自我持续改进。

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