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ISO9001质量体系认证在小微企业实施情况

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  从整体上看,“ISO9001质量体系认证在企业实施情况”的调查数据显示,ISO9001质量体系认证的作用得到企业的广泛认可;同时数据也显示出,小微型获证企业中,存在问题的比例明显高于大中型获证企业。

  一、企业质量管理现状

  企业导入ISO9001质量体系认证标准应是在原有质量管理体系基础上的一种整合和提高,是对原有ISO9001质量体系认证的一种传承而不是另起炉灶。因此,了解小微企业质量管理的现状,有助于我们了解和分析企业在推行ISO9001质量体系认证标准中的问题和症结。

  1.重视营销业绩、忽视内力修炼,最高管理层缺乏建立质量管理体系重要性的认识

  因为市场及经营业绩的压力,部分小微企业的最高管理者对订单、产量、销售额、利润非常看重,一切围绕市场转。但对企业长远发展有至关重要影响的质量管理的重要性认识不够,认为那是企业做大做强以后的事情。部分企业经理的口头禅是:“先生存、再发展”,因此,陷入管理理念上的误区。而最高管理层的态度直接决定企业质量管理体系的资源投入和实施的有效性。

  2.专业能力不够、质量意识不强,质量管理人力资源匮乏

  一些小微企业质量管理人员素质偏低,没有经过系统的ISO9001质量体系认证的质量管理知识培训,没有质量管理经验与专业知识。这些企业没有建立以满足顾客要求为目的的全面质量管理的现代质量观念,以交得出货、收得回款、客户挑不出毛病为目标。对不符合要求的产品的处理方式,不是找出根本的原因,而是就事论事,没有具体的改进措施或措施实施效果差。认证标准要求的“纠正措施”和“预防措施”做得很少或完全缺乏,也没有对基本的质量问题的统计,更谈不上系统的、持续的质量分析和质量改进。

  3.职责不到位、管理不系统,质量管理机构有待完善

  部分小微企业的质量管理机构的职责不清、定位不明,错误地认为质检就是质管,质检员就是质量管理员,没有授予必要的质量管理和质量考核权限。没有对质量管理部门正确的定位,也就不能正确发挥其职责。

  有些小微企业的质量管理部门被异化成为生产部门“善后”“擦屁股”的部门;一个对付客户、到客户处收拾烂摊子的部门。其应有的质量管理、质量考核、质量改进职能荡然无存。牵头各部门进行质量改进和提升的功能没有体现。

  在质量管理工作中,口头沟通多于书面沟通,质量管理运行靠的是经验或管理习惯,即使有完整的流程也缺乏全面的记录或记录流于形式,致使企业的质量管理常处于失控状态。

  二、问题解析

  通过多年的审核实践,笔者认为,上述企业的固有缺陷,是由其对认证缺乏真正的了解等深层次因素造成的。

  1.获证目标仅为拿证

  小微企业在产业链条中处于辅助和弱势地位,相关方(客户、政府和主管部门)对其影响较大。部分企业完全是因为客户的要求而认证,以取得证书为目的。虽然,企业也希望在取证的同时完善管理,但其目的性让企业更多的关注是否获得证书而非提升管理。

  认证需求决定认证态度,这些企业重视获证而不重视体系的持续保持和改进,也就不难理解了。

  2.咨询师角色错位

  体系的建立应是以企业为主体,咨询师的定位应是“咨询”而非越俎代庖。但在实际运行中,由于有些企业高层对建立质量管理体系实际意义的不理解及部分咨询机构的误导,使企业盲目追求简单、方便、快捷取证。在推行标准时,把质量管理体系的建立工作完全交给咨询公司一手操办。公司内容各部门对认证体系的参与程度不够,导致了许多企业的质量手册(包括程序文件)的内容雷同的多,有企业个性的少,文件的适宜性和有效性不够,对体系的指导性不强。

  在实际审核的时候,明显感觉到接受审核的人员对标准不熟悉。企业提供的文件、记录,都有“咨询师”代劳的痕迹。

  3.体系并未融入实际运行

  前面已经谈到,小微企业往往是因为客户及相关方的要求而认证,甚至在招投标前才匆忙认证,对企业导入ISO9001标准缺乏长远规划。造成部分小微企业只重结果,仅求拿证,而且要求“快餐”和“速食”,很少考虑体系在企业的实际应用效果。

  按有关规范要求,体系认证至少在正式运行三个月后,并且完成了内审和管理评审后方可实施审核。但有部分新认证小微企业 ,急于取证,虚报了体系运行的时间,或者建立体系后没有有效的运行。

  在审核中能够明显地感觉到,企业没有足够的人力资源保证认证体系的实施,推进认证的主管人员对标准的理解不到位,没有足够的时间及精力进行日常推进。基层人员对标准不清楚、不熟悉、不理解。

  4.最高管理者及管理者代表履职不到位

  公司的最高管理层没有积极主动地在体系中发挥领导作用。部分最高管理者对推行ISO9001质量体系认证的态度体现出“两多两少”。即,安排任务多、亲历亲为少;希望拿到证书的多、要求融入管理的少。

  管理者代表的履职问题体现在:企业往往委派一个临时能腾出时间与精力去应付认证、却无质量管理经验与专业知识的人员任管理者代表;或者管理者代表不管理,责任心不够,不能履职。另一种情况是,企业没有对管理者代表进行与其岗位相适应的明确授权和任命,或授权不落实,难以履职。部分管理者代表的实际职责就是对外联系,保证审核过关,甚至有的管理者代表戏称自己是“一天代表”。

  5.全员参与程度低

  ISO9001质量体系认证的运行,绝不是一个人或几个人的事情,必须通过全方位、多层次、全过程的培训,使全员认识到实施体系的重要性。但遗憾的是,因为部分小微企业对体系的重视程度不够、质量培训机制不建全,使企业员工、特别是生产一线员工对ISO9001认证标准知之甚少,难以保证体系在基层有效运行。

  同时,基层员工的流动性过大。具有一定管理和操作经验的员工不稳定,也严重影响了体系在基层的贯彻和实施。

  以上问题,都使体系的实施难以保证全员参与。

  6.对认证的错误理解

  对部分小微企业来说,ISO9001质量体系认证更多地被企业作为向顾客提供产品和服务时在“质量”方面的资质证明,并没有真正作为一个管理工具被企业各级人员广泛认识和运用。

  部分企业错误地认为,通过审核就是过关,认证就是获得一纸证书,仅仅是自己花钱买来挂在墙壁上给客户看的摆设。将认证习惯地看作是新的行政性检查、评比、验收,因而对认证工作也习惯性的采取应付态度;不是根据企业的实际情况进行梳理和优化管理流程、完善制度和方法,而是为通过审核准备资料、记录,以通过审核为目的。

  同时,在审核中,接受审核的人员缺乏与审核员主动的沟通和交流也影响了体系的有效性。

  7.认证效果不明

  少数以经济效益为目的的认证和咨询机构,为了追求更多的客户,放松了对认证企业的咨询和审核要求,也有一些企业以取得认证证书为目的,不理解ISO9001质量体系认证标准的真正要求,没有建立起有效运行的质量管理体系,自然难以取得实际的效果。因此,企业更加认为体系只是一个摆设。

  总之,ISO9001质量体系认证标准在中国经过20多年的发展,经历了从高端到普及的快速扩大的过程,相当一部分企业认识、认知、认可了标准对完善企业质量管理的巨大作用,对小微企业建立规范的质量管理体系功不可没。但是也应看到,在快速发展的过程中也存在上述的一些问题。因此,作为小微企业自身,应充分认识标准首先是提升企业内部管理的一种工具,而不仅是一个开拓市场、展示给客户及相关方的证书。作为咨询机构、认证机构及各级监管机构,也应关注企业证书的有效性、促使企业质量管理体系的持续保持和改进。使认证企业和社会各界提升对ISO9001质量体系认证标准的信心、给咨询、认证行业一个光明的未来。

上海赛学也因此成为众多人力资源部钦点的ISO9001质量体系认证的培训辅导机构。赛学免费为黄浦区|卢湾区|徐汇区|长宁区|静安区|普陀区|闸北区|虹口区|杨浦区|宝山区|闵行区|嘉定区|浦东新区|松江区|金山区|青浦区企业做上门诊断,出具ISO9001质量体系认证方案。

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