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质量管理认证的有效性是认证的关键

  国家认监委从2006年工作会议开始特别提出“规范工作,提高认证有效性”的工作要求,并出台多项措施加强监督管理以提高认证有效性。质量管理认证的有效性是保证认证工作质量的关键,是认证的生命。

  要从根本上保证和实现认证有效性,关键在于不断提高审核员综合素质、规范的认证实施活动。本文就来探讨一下怎样来确保认证活动的有效性。

  ●充分的审核准备是确保认证实施活动有效性的前提

  接受委派的审核任务后,在进入现场审核前,做好充分的审核准备,是确保认证实施活动有效性的前提,而在审核准备阶段,下述几个环节尤为重要。

  首先,识别并熟悉相关法律法规

  识别法律法规,不仅是各个管理体系标准的要求,也是审核员现场审核时对受审核方的守法情况作出判断的先决条件。必须识别和熟悉与受审核方、受审核产品最密切相关的法律法规、部门规章和行业要求等,这对于陌生行业的审核尤其必要。识别法律法规的途径很多,可以查阅的审核作业指导书,请教专家,也可以直接在网上进行搜索查询并下载。

  第二,文件审核要认真

  随着审核阅历的增加,审核员往往疏于对文件的认真审核。常常是在现场审核的同时完成文件审核,无形中缩短了现场查阅、验证、沟通的时间。因此,在现场审核前,必须对体系文件中的关键章节、组织特有的部分,认真仔细地审核,以便合理安排审核计划,这样也可使提前获得对受审核方的理性认识。

  第三,合理安排审核计划

  一份合理而详尽的审核计划,犹如现场审核的作业指导书。因此,审核计划不能过于简单,而应该为现场审核提供必须的信息和提示。审核组长应根据文件审核获得的信息和审核组的成员组成,合理安排审核计划,既充分发挥专业的特长,又兼顾审核组内的分工和整体目标的实现。

  第四,审核前的专业培训

  审核员并非都对受审核方的产品特点、工艺流程、关键过程等非常熟悉。因此,在现场审核前,审核组需要完成与受审核方产品和过程相关的专业培训,确保具备与审核相关产品和过程的基本知识。

  ●现场审核的控制是确保认证实施活动有效性的关键

  认证实施有效性集中体现在现场审核阶段,应重点把握两个环节。

  一是要灵活运用各种审核方法和现场审核技巧。审核员应在深刻理解标准内涵的基础上,紧紧围绕审核目的,综合运用各种审核方法和技巧,全面、准确、客观地寻求审核证据。对于标准中的策划部分,应关注管理者的管理思路是否顺畅;对于标准中实施的部分,应关注生产现场实施的效果,抓住重点,有的放矢。另外,应时刻保持对体系的整体性认识,关注接口活动的审核。就某一质量活动或事实,善于运用正向、反向的追踪方法,发现体系接口方面存在的不足。

  二是恰当作出现场审核结论,突出体系有效性的评价。现场审核完毕,审核组在对体系的符合性做出结论的同时,更应对受审核方体系的有效性做出恰当的评价,重点评价体系实施后对受审核方的内部管理、作业现场、产品质量、顾客关系、自我完善机制等方面的影响,并就如何进一步增加有效性为受审核方提出体系改进和努力的方向。

  ●不断提高素质和能力是确保认证实施活动有效性的根本

  审核员的素质和能力是决定认证有效性的根本条件,认证的效果需要通过审核员的具体工作来表达和转换。一个合格的审核员需要具备必要的专业知识以及应用知识与技术的能力。在ISO19011标准中,审核员能力中的“技术”部分已有明确要求。但是,如何成为“好”的审核员,与个人综合素质直接相关,而恰恰是这些“软条件”,应成为必须关注的一个重点。以下几方面是必须具备并应不断加强和提高的。

  一、能力要求。随着认证行业的快速发展,对审核员的能力要求越来越高。“活到老、学到老”的终生学习观是这一行业从业人员应该树立的,这也是不断掌握新知识、适应行业发展的惟一法宝。除了必须的知识技能外,在审核过程中,要能够快速适应各种不同的环境,要善于观察、判断和分析受审核方的活动,还需要具有较强的沟通能力,能够有效引导受审核方向利于体系自我完善的方向不断发展。

  二、职业精神。审核是一项高强度的劳动,因此需要审核员有较强的毅力,坚持不懈地实现审核目的,而这种毅力便来自于审核员的职业精神和责任感。审核员应充分认识认证的意义,这将有利于增强的服务意识和职业精神,而此种精神会在审核过程中自然而然地体现出来。

  三、职业道德。作为一个,公正、诚实、谨慎是最基本的道德要求,没有这些必须做到的为人处世的基本道德行为,就不可能有效地完成任何承担的任务,更谈不到“以事实为依据、以标准为准绳”的第三方认证工作了。

  综上所述,提高认证实施活动的有效性,是每个认证机构和每位审核员时刻需要关注的问题,只有在审核过程中不断提炼和总结,并注重个人综合素质和能力的提高,才能在审核过程中真正做到游刃有余、教学互长,积累起宝贵经验,才能实现对公司提供增值服务的承诺,我国的认证事业才能蒸蒸日上。

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